Tại sao phải bận tâm với những công thức tẻ nhạt khi ChatGPT có thể giúp bạn những công việc gây tiền đình?
- Bạn có thể sử dụng ChatGPT để tạo công thức Excel ngay cả khi không có kiến thức trước về công cụ này.
- ChatGPT có thể giúp bạn sửa lỗi và công thức cấu hình sai.
Tuy nhiên, ChatGPT vẫn có thể mắc lỗi, vì vậy hãy xác minh kết quả công thức theo cách thủ công để đảm bảo độ chính xác.
Trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, bạn cần tối đa hóa hiệu quả và các công cụ AI như ChatGPT có thể thực hiện các công việc tẻ nhạt trong thời gian ngắn, chẳng hạn như tạo công thức Excel. Nếu bạn chưa thử ChatGPT cho các công thức Excel tùy chỉnh thì bạn đang bỏ lỡ một công cụ thay đổi cuộc chơi nghiêm túc.
Các mẹo được cung cấp trong bài viết này không chỉ giới hạn ở Excel; chúng cũng có thể áp dụng cho các công cụ bảng tính khác, chẳng hạn như Google Trang tính và Apple Numbers. Ngoài ra, hướng dẫn này tập trung vào phiên bản ChatGPT miễn phí dựa trên mô hình GPT 3.5. Nếu có quyền truy cập vào GPT 4, bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích dữ liệu nâng cao để chụp ảnh màn hình và tải tệp Excel trực tiếp lên GPT 4 để có trải nghiệm liền mạch hơn.
Cách lấy công thức Excel nhanh từ ChatGPT
Nếu bạn sợ hãi việc mở Excel chứ chưa nói đến việc tạo công thức thì bạn đã đến đúng nơi. ChatGPT cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để tạo công thức Excel mà không cần kinh nghiệm thực tế.
Tất cả những gì bạn phải làm là đưa ra lời giải thích cho ChatGPT về những gì bạn muốn làm và nó sẽ cung cấp cho bạn một công thức cùng với hướng dẫn chi tiết về cách triển khai nó. Chỉ cần đảm bảo đề cập đến phạm vi (cột và hàng) mà bạn muốn áp dụng công thức và nó sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn. Trong ví dụ này, tôi có nhiều đơn đặt hàng cho nhiều mặt hàng khác nhau với mức giá và tỷ suất lợi nhuận khác nhau.
Mục tiêu của tôi là tính toán doanh thu và lợi nhuận cho mỗi đơn hàng. Mặc dù công thức cần thiết để thực hiện việc này không phức tạp nhưng hãy giả sử rằng tôi không biết gì về Excel và đó là ngày đầu tiên tôi đi làm. Tôi sẽ chuyển sang ChatGPT và yêu cầu nó cung cấp công thức:
Sau khi dán công thức vào các hàng, kéo nó xuống để tự động điền dữ liệu và thay đổi định dạng thành USD, tôi đã có được chính xác những gì mình đang tìm kiếm.
Đây chỉ là một ví dụ cơ bản để cho bạn thấy cách ChatGPT có thể xác định những công thức bạn cần dựa trên những gì bạn muốn làm. Hãy làm điều gì đó phức tạp hơn một chút bằng cách yêu cầu nó giúp chúng ta tính toán tỷ suất lợi nhuận trung bình và mặt hàng sinh lời nhiều nhất.
Sau khi thực hiện công thức, một lần nữa tôi lại có được chính xác những gì tôi đang tìm kiếm. Tôi đã kiểm tra lại các con số bằng cách tính toán mọi thứ theo cách thủ công để xác nhận rằng các công thức hoạt động chính xác.
Nếu bạn đã là người đam mê Excel và muốn tự mình tạo công thức, bạn có thể yêu cầu ChatGPT đề xuất hàm tốt nhất cho trường hợp riêng của bạn. Giả sử tôi muốn nhập thông tin về doanh thu và lợi nhuận từ bảng đơn đặt hàng của mình vào bảng thuế. ChatGPT đã cung cấp cho tôi bốn công thức khả thi mà tôi có thể sử dụng, cùng với lời giải thích ngắn gọn về cách chúng hoạt động.
Đây chỉ là một số ví dụ cơ bản thể hiện những gì bạn có thể làm với ChatGPT và Excel. Bạn có thể sử dụng người bạn AI của mình để xây dựng các công thức và sắp xếp dữ liệu của mình theo bất kỳ cách nào bạn có thể tưởng tượng. Thậm chí còn có chức năng thử nghiệm mới cho lời nhắc GPT tùy chỉnh. Vấn đề là bạn không bao giờ phải suy nghĩ về việc nên sử dụng công thức nào hoặc thậm chí biết nó hoạt động như thế nào. Tuy nhiên, việc biết một vài điều về Excel sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tính năng này. Hãy xem hướng dẫn Excel dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi để biết khóa học cấp tốc nhanh chóng.
Nếu bạn đã đăng ký Copilot Pro, bạn có thể thêm GPT-4 Turbo trực tiếp vào Excel. Việc tích hợp này cho phép Copilot phân tích dữ liệu của bạn và đề xuất các công thức có liên quan ngoài việc cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào GPT.
Bạn Có Thể Tạo Quy Tắc Định Dạng Với ChatGPT
Excel có giao diện phức tạp khiến việc điều hướng trở nên khó khăn, đặc biệt đối với người mới sử dụng và các quy tắc định dạng có điều kiện yêu cầu bạn phải tìm hiểu kỹ để tìm ra chúng. Trong ví dụ sau, tôi có một danh sách các bài viết có cột theo dõi xem chúng đã được viết và có ảnh hay chưa.
Tôi đã hướng dẫn chi tiết ChatGPT giúp tôi đánh mã màu cho bảng để tôi có thể theo dõi những bài viết nào vẫn đang được thực hiện. Đây là lời nhắc của tôi, theo sau là phản hồi của ChatGPT:
Tôi đã thực hiện chính xác các bước như cách ChatGPT trình bày và kết quả thật hoàn hảo. Ngay cả khi tôi không có kiến thức trước về việc sử dụng Excel, tôi vẫn có thể tạo quy tắc định dạng để sắp xếp dự án.ChatGPT có thể khắc phục sự cố và tinh chỉnh công thức của bạn
ChatGPT có thể khắc phục sự cố và tinh chỉnh công thức của bạn
Đừng lo lắng nếu một trong các công thức mà ChatGPT cung cấp cho bạn không hoạt động như dự kiến—điều đó luôn xảy ra với tôi. Cách khắc phục có thể bao gồm việc nói với ChatGPT, “Này, cách này không hiệu quả.” để giải thích chi tiết vấn đề cho đến khi ChatGPT tìm ra vấn đề.
Trong ví dụ sau, tôi muốn tính lợi tức đầu tư cho các bài viết của mình, nhưng công thức đầu tiên mà ChatGPT đưa cho tôi không tính đến việc bài viết đã được viết chưa, khiến công thức cho thấy rằng tôi đã mất 100 USD cho lần cuối cùng hai bài báo. Tôi đã thông báo cho ChatGPT về sự khác biệt và nó đã cung cấp cho tôi một công thức mới và cải tiến.
Bạn cũng có thể sử dụng ChatGPT để xác định nguyên nhân gây ra lỗi.
Bạn vẫn cần kiểm tra công thức theo cách thủ công
Hành vi này có thể khiến bạn hiểu lầm rằng dữ liệu hiển thị là chính xác trong khi thực tế nó bị tính toán sai. Đây là lý do tại sao bạn phải kiểm tra hai lần và ba lần để đảm bảo công thức của bạn đúng bằng cách tính toán một số mục nhập ngẫu nhiên theo cách thủ công. Ngoài ra, nếu bạn đã cung cấp các phạm vi ô cụ thể cho ChatGPT rồi thực hiện các thay đổi sau khi chèn công thức, bạn phải đảm bảo rằng các thay đổi của mình không ảnh hưởng đến công thức.
ChatGPT là một ứng dụng Excel chuyên nghiệp thực sự, với cảnh báo trước rằng nó thực sự không thể nhìn thấy hoặc hiểu trang tính của bạn, vì vậy bạn phải đảm bảo các công thức hoạt động chính xác. Tất cả những gì bạn cần là hiểu biết cơ bản về cách hoạt động của Excel và ChatGPT có thể tạo các công thức nâng cao phù hợp với kịch bản riêng của bạn.
