Google Workspace liên tục bổ sung các tính năng mới vào sản phẩm của mình, giúp cả nhân viên và doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường bảo mật và cải thiện hiệu suất.
5 tính năng của Google Workspace mà mọi nhân viên nên biết
Cùng với bộ công cụ cộng tác thời gian thực và bộ sản xuất nội dung của Google, bạn sử dụng bao nhiêu trong sốnăm tính năng Google Workspace này để tăng năng suất hàng ngày?
1. Soạn thư thông minh
Tính năng soạn thư thông minh được hỗ trợ bởi AI của Google không chỉ giúp bạn viết email nhanh hơn mà còn có thể giảm thời gian tạo nội dung trong Google Tài liệu cung cấp các từ được đề xuất chung, tính năng sử dụng máy học để nhanh chóng phát hiện các mẫu trong phong cách viết, tạo ra đề xuất được cá nhân hóa phù hợp với giọng nói độc đáo.
2. Chế độ bảo mật
Google cung cấp một danh sách lớn các biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành để bảo vệ dữ liệu của công ty (sẽ có thêm thông tin về điều này ở phần sau). Tuy nhiên, với tư cách là một người dùng cá nhân, bạn có thể cố gắng bảo vệ thông tin cá nhân và thông tin riêng tư với Chế độ.
Tính năng cho phép bảo mật này bảo vệ thông tin cá nhân bằng cách cho phép bạn kiểm soát ai có thể sao chép, tải xuống, chuyển tiếp hoặc in email và tệp đính kèm. Để bảo vệ thông tin hơn nữa, bạn có thể cho tin nhắn và tệp ngày hết hạn hoặc áp dụng cài đặt yêu cầu người nhận sử dụng mã xác minh SMS để mở tệp.
Để bật chế độ Bảo mật, hãy nhấn vào biểu tượng ổ khóa ở tab cuối email.
3. Các bản sửa đổi được đặt tên
Theo báo cáo của Forrester năm 2020, lợi ích hiệu quả hàng đầu đối với các tổ chức sử dụng Google Workspace là các công cụ cộng tác và chỉnh sửa theo thời gian thực của nền tảng. Tạo phiên bản là một trong những yếu tố cốt lõi của khả năng cộng tác của Google, cho phép bạn theo dõi những thay đổi nào đã được thực hiện, ai đã thực hiện chúng và khi nào những chỉnh sửa đó được thực hiện. Bạn cũng có tùy chọn để hoàn nguyên về phiên bản ưa thích của một tệp cụ thể.
Tuy nhiên, việc theo dõi số lượng lớn các thay đổi được thực hiện trong một tài liệu (đặc biệt nếu tài liệu đó có nhiều đồng tác giả) có thể khó khăn. Tính năng Bản sửa đổi được đặt tên của Google là một cách nhanh chóng và dễ dàng để đánh dấu và tìm các phiên bản ưa thích.
Để đặt tên cho các phiên bản đã chọn, hãy chuyển đến bảng Lịch sử Phiên bản ở phía bên phải của tài liệu, nhấp vào nút menu và chọn Name this revision.
4. Chia sẻ tệp lớn qua Google Drive và Chèn tệp
Một lợi ích chính của Google Workspace là các dịch vụ chia sẻ tệp đặc biệt của nhà cung cấp, bao gồm lưu trữ dữ liệu không giới hạn và đồng bộ hóa tự động tất cả các tệp do Workspace tạo với Google Drive.
Nhờ vào trung tâm lưu trữ rộng lớn, an toàn, một tính năng hữu ích cho những người gửi tệp đính kèm lớn là nút Insert File cho phép chia sẻ tệp có dung lượng lên đến 10GB từ tài khoản Gmail.
Để gửi các tệp đính kèm lớn, hãy tải tệp đã chọn lên Google Drive, sau đó thêm tệp vào email bằng cách chọn biểu tượng Insert File trên tab dưới cùng của email.
5. Chế độ ngoại tuyến
Một đặc quyền tuyệt vời khác của Google Workspace là bạn có thể truy cập và tạo tài liệu công việc từ mọi nơi trên thế giới và bạn không cần phải dựa vào Internet để làm.
Chế độ ngoại tuyến cho phép truy cập vào phiên bản mới nhất của tệp, tránh sao chép tài liệu. Mọi thông tin bạn tạo hoặc chỉnh sửa sẽ tự động đồng bộ hóa với Google Drive của bạn khi bạn kết nối lại với internet để giúp bạn tải lên và tải xuống các phiên bản tệp khác nhau.
4 tính năng của Google Workspace để tăng cường bảo mật, tuân thủ và năng suất của doanh nghiệp.
Nhân viên không phải là những người duy nhất được hưởng lợi từ các tính năng cộng tác và năng suất của Google Workspace. Google liên tục tung ra các tính năng mới, nâng cao được thiết kế đặc biệt cho quản trị viên và người quản lý doanh nghiệp .
Một số tính năng Google Workspace yêu thích dành cho doanh nghiệp, quản trị viên và người quản lý bao gồm:
1. Xây dựng thương hiệu giao diện Bespoke
Một cách gọn gàng để giữ nhân viên trong thế giới thương hiệu của bạn và cải thiện trải nghiệm của nhân viên là hoán đổi thương hiệu của Google cho hình ảnh công ty. Bạn có thể thay thế biểu trưng và thiết kế của Google bằng biểu trưng và bảng màu của công ty, chúng sẽ xuất hiện nhất quán trong các ứng dụng Google.
2. Vị trí lưu trữ dữ liệu
Tính năng Google Workspace này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp quản lý dữ liệu toàn cầu và phải tuân thủ các quy định luôn thay đổi về dữ liệu quốc tế.
Lưu trữ tất cả dữ liệu của công ty ở một vị trí tập trung, được lưu trữ trên đám mây và dễ dàng truy cập mang lại lợi ích to lớn cho việc tìm kiếm, phân tích và năng suất của doanh nghiệp.
3. Các tính năng bảo mật của Google Workspace
Google cung cấp cho người dùng doanh nghiệp các biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu 100% và AI phát hiện hành vi đăng nhập đáng ngờ.
Ngoài các giao thức bảo mật nâng cao này, quản trị viên có thể sử dụng Bảng điều khiển cho quản trị viên của Google để kích hoạt các tính năng tăng cường bảo mật hơn, chẳng hạn như:
- Xác minh 2 bước: đảm bảo rằng mọi nhân viên trong tổ chức đều đăng nhập vào tài khoản của họ bằng quy trình hai bước
- Phát hiện độ mạnh của mật khẩu: sử dụng đồ thị độ mạnh của mật khẩu để xác định mật khẩu của người dùng yếu
- Phát hiện sớm lừa đảo : bật tính năng quét thư trước khi gửi nâng cao của Gmail để giúp chống lại các cuộc tấn công lừa đảo
- Vô hiệu hóa quyền truy cập vào các ứng dụng kém an toàn : Chặn nỗ lực đăng nhập từ bất kỳ thiết bị nào không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật của công ty bằng cách thay đổi cài đặt của bạn trong tính năng Less secure apps trong Basic Settings trong menu Bảo mật.
4. Tích hợp Google Workspace
Từ ứng dụng kế toán đến nền tảng CRM, Google Workplace hoạt động tốt với hàng nghìn ứng dụng.
Ngoài việc tích hợp Google Workspace với các ứng dụng sử dụng hàng ngày như Slack, Grammarly, Trello hoặc DropBox, bạn cũng có thể đi tới phần Works with… để tìm các tiện ích bổ sung mới tuyệt vời cho Google Drive, Lịch, Tài liệu, Trang trình bày , Trang tính và Gmail.
