Hướng dẫn những cách nén file thông dụng và nhanh chóng nhất chỉ với vài thao tác đơn giản. Bạn có thể lựa chọn giải pháp tích hợp Windows không cần phần mềm để thực hiện, hoặc sử dụng phần mềm của bên thứ ba để cá nhân hóa file nén và có chất lượng nén tốt hơn.
Dung lượng dữ liệu lớn khiến cho việc lưu trữ và chia sẻ gặp nhiều khó khăn là vấn đề hầu hết người dùng đều từng mắc phải. Sự ra đời của file nén chính là một giải pháp tốt nhất để giảm dung lượng lưu trữ, giải phóng bộ nhớ và chia sẻ dữ liệu nhanh hơn. Dưới đây là những cách nén file nhanh chóng mà các bạn có thể tham khảo và thực hiện khi cần.
Nén file để làm gì?
Trước khi đi tìm hiểu cách nén file, chúng ta cần biết nén file để làm gì? Trên thực tế nén file là cách làm rất phổ biến được sử dụng cho các mục đích sau:
- Giảm dung lượng file gốc để lưu trữ: Tùy vào loại file mà sau khi nén file có thể giảm đáng kể dung lượng lưu trữ cần thiết cho file, từ đó giúp tiết kiệm đáng kể dung lượng trên thiết bị lưu trữ, từ ổ cứng, ổ USB cho đến các dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Chia sẻ file nhanh hơn: Thay vì chia sẻ nhiều file riêng lẻ mất nhiều thời gian hơn. Sau khi nén file bạn có thể chia sẻ file nhanh hơn qua email, mạng xã hội hoặc các dịch vụ chia sẻ file trực tuyến khác. Đồng thời nó cũng giảm thời gian tải lên, tải xuống nhờ dung lượng file nén nhỏ hơn.
- Bảo vệ dữ liệu an toàn: Nhiều phần mềm nén file như như ZIP và RAR thường hỗ trợ thiết lập mật khẩu để bảo vệ dữ liệu quan trọng và nhạy cảm trong các file nén. giúp bảo mật dữ liệu của bạn khỏi những người truy cập không mong muốn. Quản lý file tốt hơn: Nén các loại file có cùng định dạng, cùng nhóm nội dung hay cùng một mục đích sử dụng sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu tập trung tốt hơn, đặc biệt khi bạn có nhiều file liên quan đến nhau.
Có thể nói nén file là một trong những giải pháp rất hữu ích để tiết kiệm dung lượng lưu trữ, chia sẻ file dễ dàng hơn, giảm thời gian tải xuống, bảo vệ file và quản lý dữ liệu tốt hơn.
Nhược điểm của nén file
Không thể phủ nhận những lợi ích của việc nén file, nhưng giải pháp này cũng có những nhược điểm mà người dùng cần lưu ý:
- File sau khi nén khi cần giải nén cũng sẽ yêu cầu sức mạnh xử lý RAM cao hơn, ảnh hưởng đến tốc độ của máy tính vì nó có thể bị tạm dừng sử dụng các chức năng khác.
- Sau khi bạn giải nén file, dung lượng file giải nén đôi khi có thể tăng lên ở dạng mới.
- Việc nén và giải nén các loại file có thể mất nhiều thời gian hơn nếu dung lượng lớn.
- Phần mềm chống virus có thể không phân tích kỹ các file nén để đánh giá rủi ro và phần mềm độc hại/virus trong các file nén này này có thể xâm nhập vào hệ thống mà không bị phát hiện.
Có mấy loại nén file?
Khi nói đến nén việc nén file, điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa nén mất dữ liệu và nén không mất dữ liệu.
- Nén không mất dữ liệu: Là quá trình giảm kích thước file mà không làm mất bất kỳ dữ liệu nào. Kiểu nén này lý tưởng để nén tài liệu văn bản, hình ảnh và tệp âm thanh vì nó đảm bảo chất lượng dữ liệu được giữ nguyên. Nén không mất dữ liệu hoạt động bằng cách phân tích dữ liệu trong file và tìm cách nén file một cách hiệu quả nhất.
- Nén mất dữ liệu: Tùy chọn nén này sẽ loại bỏ một số dữ liệu trong file để giảm kích thước của file. Mặc dù kiểu nén này có thể rất hiệu quả để nén video và các file đa phương tiện lớn nhưng nó không lý tưởng để nén văn bản hoặc hình ảnh vì có thể dẫn đến giảm chất lượng. Nén mất dữ liệu hoạt động bằng cách xác định dữ liệu ít quan trọng hoặc dư thừa và xóa dữ liệu đó khỏi file.
Điều quan trọng cần lưu ý là khi sử dụng tính năng nén mất dữ liệu là bạn có thể không khôi phục được chính xác dữ liệu gốc vì một số dữ liệu đã bị xóa vĩnh viễn. Do đó phải xem xét cẩn thận kiểu nén mà bạn sử dụng dựa trên loại dữ liệu đang nén và nhu cầu cụ thể.
Ví dụ nếu bạn đang nén tài liệu văn bản hoặc hình ảnh mà muốn duy trì chất lượng, nén không mất dữ liệu sẽ là lựa chọn tốt hơn. Mặt khác nếu bạn nén một file video lớn mà bạn không cần phải duy trì chất lượng cao nhất thì nén mất dữ liệu có thể là một lựa chọn phù hợp hơn.
Nén file cần lưu ý những gì?
Mặc dù hầu hết các cách nén file đều đơn giản nhưng người dùng vẫn có thể gặp một số sự cố không mong muốn trong khi thực hiện. Vì vậy, biết được những điều cần lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện việc nén dữ liệu tốt hơn và đạt kết quả như mong muốn.
- RAM của máy tính: Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian và tốc độ nén file đó chính là bộ nhớ RAM. Nếu RAM trên máy tính của bạn hạn chế thì tốc độ nén file sẽ rất chậm, đặc biệt đối với những file có kích thước lớn và video. Quá trình nén file lớn có thể khiến máy tính chạy chậm hơn và gây hiện tượng giật, lag nếu bạn sử dụng song song nhiều ứng dụng.
- Chọn định dạng nén phổ biến: Để đảm bảo người nhận có thể giải nén và sử dụng file nén mà bạn gửi, nên chọn định dạng nén phổ biến và tương thích rộng rãi như: ZIP, RAR hay 7-Zip. Trong trường hợp an toàn hơn, bạn có thể tạo file nén có khả năng tự giải nén, như vậy người nhận file không cần có phần mềm giải nén vẫn có thể giải nén file bạn gửi để sử dụng.
- Sử dụng phần mềm nén phù hợp: Phần mềm nén chất lượng cao sẽ giữ nguyên chất lượng nội dung file được nén. Hơn nữa, mỗi định dạng file nén cũng sẽ có cách nén file và công cụ sử dụng khác nhau. Nên việc chọn phần mềm nén file phù hợp là rất quan trọng.
- Kiểm tra xem nội dung đã được nén hay chưa: Trong trường hợp nội dung trong file đã được nén trước đó (ví dụ file ảnh JPEG), kích thước của file sẽ không giảm thêm đáng kể khi bạn tiếp tục nén file. Thậm chí có thể làm tăng dung lượng sau khi nén file. Nguyên nhân của tình trạng này là do xung đột về cách nén file giữa các phần mềm khác nhau khi thao tác nhiều lần.
- Kiểm tra và sao lưu nội dung file nén: Nội dung file càng nhiều thì thời gian nén càng lâu. Vì vậy, người dùng nên kiểm tra và xóa bớt những nội dung không cần thiết giúp tối ưu quá trình nén. Ngoài ra, để tránh xảy ra lỗi và mất file khi nén, bạn nên sao lưu nội dung của file gốc cho đến khi nén xong.
Hướng dẫn cách nén file chi tiết
Những phần mềm nén khác nhau sẽ có những cách nén khác nhau. Khi đã cài đặt một ứng dụng, bạn có thể nén và giải nén các tệp như mong muốn. Tất cả các công cụ này có cách hoạt động tương đối giống nhau. Vì vậy, khi biết cách sử dụng một ứng dụng, bạn có thể tự học hỏi cách sử dụng những công cụ còn lại.
1. Cách nén file không cần phần mềm
Theo mặc định bạn không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nén và giải nén file nào trên Windows, nhưng vẫn có thể tạo và giải nén file nén định dạng ZIP. Ưu điểm của giải pháp này là thực hiện được ngay mà không cần phần mềm bên thứ ba, nhưng hạn chế là dung lượng nén giảm không đáng kể so với file gốc.
Bước 1: Đi đến thư mục chứa các file tài liệu hoặc nội dung cần nén. Chọn tất cả các file bạn muốn nén bằng cách kích chọn một file rồi nhấn Ctrl + A, hoặc nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn từng file riêng lẻ.
Bước 2: Kích chuột phải vào một trong các file vừa chọn và chọn Send to, sau đó chọn Compression (zipped) folder trong menu phụ.
Bước 3: Ngay lập tức một file nén định dạng ZIP sẽ xuất hiện trong cùng thư mục của file gốc chứa tất cả dữ liệu nén. Sau đó bạn có thể đổi tên hoặc di chuyển file nén này tới vị trí mong muốn.
Trong trường hợp bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách nén file thì nên sử phần mềm nén và giải nén của bên thứ ba dưới đây.
2. Nén file bằng WinRAR
Một cách nén file khác đã rất quen thuộc với người dùng hệ điều hành Windows là WinRAR. Phần mềm này cho phép người dùng nén file với rất nhiều lựa chọn theo nhu cầu, bao gồm cả khả năng chọn mức độ nén file, thiết lập mật khẩu bảo vệ file nén, tạo file tự giải nén và nhiều tùy chọn khác.
Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm WinRAR cho máy tính nếu bạn chưa thực hiện.
Bước 2: Di chuyển đến vị trí thư mục, nơi có chứa các file cần nén.
Bước 3: Kích chuột phải vào thư mục hoặc nội dung muốn nén và chọn Show more options để hiển thị thêm các tùy chọn. Tiếp theo chọn tùy chọn WinRAR > Add to archive trong menu chi tiết hiển thị.
Bước 4: Trong hộp thoại mới của WinRAR hiển thị sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều tùy chọn như:
- Chọn tên file sau khi nén tại khung Archive name, kích nút Browse để chọn thư mục lưu file sau khi nén (Mặc định file nén sẽ cùng thư mục file gốc).
- Chọn định dạng nén là RAR, RAR4 hay ZIP tại khung Archive format.
- Chọn phương pháp nén tại mục Compression method. Chọn Best sẽ cho tỷ lệ nén cao nhất (tốc độ nén chậm và chiếm nhiều bộ nhớ hệ thống) và file sau khi nén sẽ có dung lượng nhỏ nhất.
- Trường hợp muốn đặt mật khẩu bảo vệ cho file nén thì kích nút Set password. Nếu muốn tạo file nén tự giải nén không cần phần mềm thì kích tùy chọn Create SFX archive, khi đó file nén của các bạn sẽ chuyển từ định dạng .RAR sang .EXE.
Bước 5: Cuối cùng kích nút OK và chờ WinRAR hoàn thành việc nén file kết thúc.
3. Nén file bằng 7-Zip
Tương tự WinRAR, 7-Zip cũng là một phần mềm được phát triển cho nhu cầu nén và giải nén dữ liệu phổ biến trên Windows. Tuy nhiên, sử dụng 7-Zip là cách nén file giúp bạn không phải gặp những quảng cáo như WinRAR. Phần mềm này cũng phù hợp khi người dùng có nhu cầu nén những file có dung lượng lớn hơn.
Bước 1: Tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của 7-Zip cho máy tính.
Bước 2: Mở ứng dụng 7-Zip, từ giao diện chính của phần mềm duyệt đến vị trí có các file muốn nén và kích nút Add (hoặc bạn cũng có thể kích chuột phải vào thư mục hay tập tin cần nén và chọn Show more options > 7 Zip > Add to archive). Bạn cần lưu ý đảm bảo các tệp tin đã chọn cùng nằm trong một thư mục.
Bước 3: Trong cửa sổ Add to Archive hiển thị, bạn hãy chọn các tùy chọn cho file sau khi nén gồm:
- Đặt tên và chọn nơi lưu file nén (kích nút ba chấm ở ngoài cùng bên phải) tại khung Archive.
- Định dạng file nén tại mục Archive format: Bạn nên chọn định dạng 7z để có tốc độ nén nhanh nhất.
- Chọn mức độ nén tại mục Compression level: Từ Store (thời gian nén nhanh nhất), Normal (nén trung bình) và tối đa là Ultra (nén cao nhất với thời gian nén chậm nhất).
- Kích tùy chọn Create SFX archive để tạo file nén tự giải nén không cần phần mềm. Nhập mật khẩu để bảo vệ file nén nếu cần vào khung Enter password và Reenter password.
Bước 4: Cuối cùng kích OK và 7-Zip sẽ được thực hiện cho đến khi hoàn tất.
Tạm kết
Đối với hầu hết người dùng, cách nén file sử dụng File Explorer là tùy chọn nhanh nhất để nén giảm dung lượng file. Mặc dù công cụ tích hợp Windows này không cung cấp tốc độ nén hoặc mã hóa tốt nhất nhưng nó hoàn thành công việc nhanh chóng, đơn giản và cho phép bạn kết hợp các file lại với nhau trong vài giây. Nhưng nếu bạn muốn có chất lượng nén cao hơn, bảo mật hơn và nhiều tùy chọn hơn thì có thể sử dụng các phần mềm nén và giải nén của bên thứ ba phổ biến như WinRAR, 7-Zip hay WinZIP.
