Trải qua nhiều năm kể từ khi ra đời vào năm 2001, Microsoft SharePoint đã phát triển rất nhiều, khó có thể tóm gọn trong một từ. Nhưng về bản chất đây là một công cụ quản lý và cộng tác tài liệu. Theo Microsoft, SharePoint được sử dụng bởi 78% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune.
Ngày nay, các công ty phát triển SharePoint nhận được nhu cầu lớn về dịch vụ từ khắp nơi trên thế giới. Bởi vì đối với nhu cầu cộng tác của công ty, SharePoint là nền tảng phổ biến trong nhiều năm nay.
Trước khi đi sâu vào cách SharePoint, và cụ thể là SharePoint Online, có thể giúp xử lý các tác vụ chia sẻ bên ngoài, trước tiên, chúng ta hãy xác định chính xác chia sẻ bên ngoài là gì.
Các tùy chọn để chia sẻ nội dung với SharePoint Online
Phát triển SharePoint Online có thể giúp thương hiệu định cấu hình cài đặt chia sẻ bên ngoài được cung cấp.
Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào, tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh.
Chia sẻ tài liệu bên ngoài
Chia sẻ bên ngoài là chia sẻ tệp, tài liệu và bất kỳ nội dung có liên quan nào khác với những người không thuộc tổ chức. Nội dung chia sẻ ra bên ngoài cần có kế hoạch phù hợp, cũng như quyền phân cấp được cấu trúc, nếu không công ty có thể gặp rủi ro.
Tin tốt là chia sẻ ra bên ngoài là một trong những tính năng chính được SharePoint Online cung cấp.
Một nhà phát triển SharePoint có thể xây dựng một công cụ cộng tác bằng SharePoint Online để hợp lý hóa quá trình chia sẻ ra bên ngoài.
Tuy nhiên, tùy chọn này không được khuyến nghị để chia sẻ thông tin hoặc dữ liệu nhạy cảm với người dùng không xác định vì sẽ không thể theo dõi ai có quyền truy cập vào tài liệu.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ nội dung với những người dùng bên ngoài hiện có cũng như chia sẻ với những người mới. Tuy nhiên, người dùng nên đăng nhập và cung cấp mã xác minh để truy cập tài liệu. Họ sẽ nhận được một lời mời qua email có chứa liên kết để đăng nhập khi bạn chia sẻ nội dung với họ.
Và sẽ được thêm vào Azure Active Directory của công ty với tư cách là khách. Nếu không có tài khoản công việc, họ sẽ phải nhập mã xác minh mỗi lần và không được thêm vào Azure AD.
Dành riêng cho những người trong Công ty
Tùy chọn này hạn chế chia sẻ bất kỳ nội dung nào với người dùng bên ngoài. Nếu người dùng đã có quyền truy cập, thì họ có thể mất quyền truy cập.
Chỉ những người trong công ty mới có quyền truy cập vào dữ liệu và tùy chọn này có thể được ưu tiên nếu bạn muốn ngăn chặn hoàn toàn việc chia sẻ ra bên ngoài.
Cấu hình cài đặt chia sẻ bên ngoài
Điều này cho phép chia sẻ nội dung với những người bên ngoài SharePoint Online, cũng như One Drive dành cho doanh nghiệp.
Tất cả những gì phải làm là chọn một tùy chọn từ danh sách trên và cùng với đó, định cấu hình một số cài đặt chia sẻ bên ngoài để đảm bảo an toàn cho nội dung.
Các cấp độ bao gồm những điều sau đây:
- Cấp công ty
- Cấp trang web riêng lẻ
- Cấp độ tệp, mục hoặc thư mục
Ưu điểm của ứng dụng SharePoint trực tuyến
I. Tổng hợp tài nguyên
Đây là công cụ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập trung hóa tài nguyên, đưa mọi thứ vào một vị trí duy nhất dễ truy cập. Các nhân viên không cần phải tìm kiếm ở khắp mọi nơi cho những gì họ cần; người quản lý có thể giữ các tab của mọi thứ, đảm bảo quy trình được sắp xếp hợp lý.
SharePoint Online, là một hệ thống quản lý nội dung, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
II. Dựa trên đám mây
Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống là dựa trên đám mây. Điều này nghĩa là có thể truy cập mọi lúc mọi nơi miễn là có trình duyệt web. Điều này rất hữu ích, đặc biệt cho việc truy cập thiết bị di động.
Hơn nữa, với đám mây, nó phát triển khi bạn phát triển, giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu vì bạn không còn phải phụ thuộc vào các máy chủ để chứa tất cả thông tin có thể bị hư hại.
Hơn nữa, nó luôn được cập nhật và nhận các tính năng mới trước tiên.
III. Hợp nhất tài liệu
Các đồng nghiệp có thể làm việc cộng tác cùng một lúc trên cùng một tài liệu, tiết kiệm được nhiều phiên bản
Bạn sẽ có một nguồn cấp dữ liệu trực tiếp về tài liệu của đồng nghiệp và xem những thay đổi được thực hiện khi làm mới.
Hơn nữa, SharePoint Online đúng với tên gọi của nó là giúp chia sẻ tệp dễ dàng hơn, do đó, bạn có thể mời người khác chỉnh sửa nội dung bạn đang làm việc.
IV. Tích hợp liền mạch với Microsoft Office
Microsoft Online, với tư cách là sản phẩm của Microsoft, được thiết kế để hoạt động dễ dàng với Microsoft Office Suite. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng PowerPoint, Excel, Outlook hoặc Word hàng ngày ở nơi làm việc, điều đó sẽ khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Hơn nữa, nó cung cấp một tùy chọn để chỉnh sửa tài liệu trong trình duyệt nhanh chóng hoặc mở chúng nguyên bản trên máy tính. Bất kể bạn chỉnh sửa gì, các thay đổi đã thực hiện sẽ được lưu trong ổ đĩa.
V. Có thể quay lại các phiên bản trước đó
SharePoint Online sẽ tự động lưu giữ lịch sử phiên bản của các tài liệu hữu ích. Đây chỉ là một cách khác mà hệ thống làm cho việc cộng tác dễ dàng hơn nhiều.
VI. Được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu
Bạn có thể chọn giữ các tính năng mặc định, nhưng tùy chọn phát triển các yếu tố tùy chỉnh của riêng bạn là một điểm cộng lớn.
Khi nói đến việc cải thiện năng suất, điều này còn tồn tại rất lâu. Hơn nữa, đó có nghĩa là bạn có thể tùy chỉnh SharePoint Online với thương hiệu của công ty để thực sự biến nó thành của riêng bạn.
Kết luận
Nhờ mối quan hệ lâu dài của Microsoft với các nhà phát triển, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ SharePoint có sẵn để hướng dẫn thực hiện dự án, từ khi bắt đầu, hoàn thành và hơn thế nữa.
Bạn có thể sử dụng SharePoint trực tuyến để chia sẻ bên ngoài và tận dụng nó như một nơi an toàn để lưu trữ, sắp xếp và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào. Tất cả những gì bạn cần để sử dụng là một trình duyệt web như Microsoft Edge, Google Chrome hoặc Mozilla Firefox.
Microsoft SharePoint cung cấp sự kết hợp mạnh mẽ, hiệu quả và ấn tượng giữa quy trình làm việc, cộng tác nhóm, quản lý tài liệu, chưa kể đến một loạt tích hợp mạnh mẽ.
